thuiswerken Archives - Bright & Blue Legal |Bright & Blue Legal |

DEZE COVID-19 FAQ GAAT IN OP DE GEVOLGEN VAN HET THUISWERKEN OP DE VERGOEDINGEN DIE EEN WERKGEVER BELAST EN ONBELAST MAG EN MOET BETALEN. MAG ER BIJVOORBEELD ZONDER MEER EEN ONBELASTE KILOMETERVERGOEDING UITGEKEERD WORDEN, EN IS DE WERKGEVER VERPLICHT OM EEN VERGOEDING VOOR THUISWERKEN TE VERSTREKKEN? HET ANTWOORD OP DEZE EN ANDERE VRAGEN LEES JE HIERONDER. EN, ZOALS ALTIJD, MIS JE EEN VRAAG LAAT HET MIJ DAN WETEN. TWIJFEL JE OVER JOUW SPECIFIEKE SITUATIE, SCHAKEL DAN ALTIJD EEN BELASTINGADVISEUR IN!

Mijn werknemer werkt sinds Corona overwegend thuis. Mag ik zijn reguliere onbelaste reiskostenvergoeding nog steeds blijven doorbetalen?

Zolang je de reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 ook al toekende en zolang de maatregelen rondom Corona nog gelden, mag je in 2020 de reiskostenvergoeding gewoon blijven doorbetalen. Het spreekt natuurlijk wel voor zich dat de reiskostenvergoeding verder aan alle reguliere, voor Corona reeds geldende, voorwaarden moet voldoen, wil je hem onbelast mogen uitkeren.

Let op: in 2021 moet je het reisgedrag van de werknemer opnieuw in kaart gaan brengen. Vanaf dat moment mag er geen reiskostenvergoeding meer worden uitbetaald voor thuiswerkdagen. Alleen dagen waarop er daadwerkelijk woon-werk verkeer is mogen dan nog belastingvrij worden vergoed. Uiteraard tegen een vergoeding van maximaal € 0,19 per kilomter.

Sommige werknemers maken gebruik van het zogenaamde cafetaria-model en hebben een deel van hun brutoloon ingeleverd voor een vaste reiskostenvergoeding. Mag deze vergoeding in stand blijven?

Ja, dat mag, zolang de betreffende werknemer zijn keuze vóór 13 maart 2020 heeft gemaakt en zolang de Corona-maatregelen nog gelden. De Belastingdienst geeft op haar website aan, dat het daarbij niet uitmaakt of de vergoeding onderbouwd is met een onderzoek naar de daadwerkelijke reizen, of berekend is volgens methode 1 of 2 in onderdeel 21.1.2 van het Handboek Loonheffingen 2020. Ook hier geldt weer dat de tegemoetkoming in het kader van Corona afloopt en er per 01 januari 2021 aangepast moet worden naar de dan geldende feiten en omstandigheden.

Ik betaal of vergoed een OV-abonnement voor één of meer werknemers. Mag ik dat ook blijven doen in de periodes dat mijn werknemers overwegend thuiswerken?

Ja, mits het abonnement vóór 13 maart 2020 ook al betaald of vergoed werd. Als dat het geval is, mag je de thuiswerkdagen in 2020 blijven meetellen als reisdagen. In 2021 moet ook deze vergoeding aangepast worden naar de feitelijke omstandigheden.

Hoe zit het met de kosten die ik maak om de thuiswerkplek van mijn werknemer in te richten?

In beginsel moet je voorzieningen en verstrekkingen (dus dingen die je aan je werknemer geeft) bij het brutoloon van je werknemer tellen. Dat betekent dat er loonheffingen over betaald moeten worden. Dit hoeft niet als het hulpmiddelen zijn die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium, of het hulpmiddelen zijn die voor ten minste 90% zakelijk worden gebruikt, of er een gerichte vrijstelling geldt. De Belastingdienst meldt op haar website expliciet dat een bureaustoel niet voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium en dat het ook niet valt onder hulpmiddelen die voor ten minste 90% zakelijk worden gebruikt. Wel kan het onder een gerichte vrijstelling vallen. Een vergoeding voor koffie zal de toets der kritiek waarschijnlijk ook niet doorstaan.

Een gerichte vrijstelling geldt bijvoorbeeld voor vergoedingen of verstrekkingen die er voor zorgen dat de thuiswerkplek van werknemers voldoet aan de eisen van de Arbo-wet. Let op: die voorzieningen hoeven niet bij het brutoloon geteld te worden als er voldaan is aan een aantal voorwaarden. Die voorwaarden zijn kort als volgt:

de voorzieningen hangen samen met verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet;
de werknemer mag geen eigen bijdrage betalen voor de voorziening
de inrichting van de werkruimte thuis moet voldoen aan een aantal eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit. Voor meer informatie kun je terecht op de website van de Belastingdienst. Bij twijfel, schakel altijd een belastingadviseur in.

Overigens geldt voor het verstrekken van onbelaste vergoedingen een maximum. Dit maximum is tijdelijk verruimd van 1,7% over het fiscale loon tot en met € 400.000,- naar 3% over het fiscale loon tot € 400.000,-. Over het meerdere van het fiscale loon bedraagt het maximum 1,2%. We noemen dit maximum “de vrije ruimte”. Let er dus op dat de totale onbelaste vergoedingen die je verstrekt binnen de vrije ruimte passen. Ga je de vrije ruimte te buiten, dan levert je dat een eindheffing van 80% aan loonbelasting op.

Meer over de vrije ruimte vind je op de website van de Belastingdienst.

Mijn werknemers ontvangen een vaste onkostenvergoeding die voor Corona voldeed aan de voorschriften voor onbelaste uitbetaling. De kosten die ik beoog te vergoeden worden door het thuiswerken niet meer, of in mindere mate, gemaakt. Wat nu?

Voor deze onkostenvergoedingen geldt dezelfde tegemoetkoming als voor reiskostenvergoeding en vergoedingen voor openbaar vervoer abonnementen. Zolang de vergoeding vóór 13 maart 2020 al werd betaald, de vergoeding voldeed aan de voorschriften voor onbelaste uitbetaling én de Corona-maatregelen nog van kracht zijn, mag deze gewoon doorbetaald worden. Vanaf 01 januari 2021 moet de situatie opnieuw in kaart gebracht worden en mag de vergoeding alleen nog onbelast uitbetaald worden als ook in 2021 aan de reguliere voorschriften wordt voldaan.

Hoe zit het met de 30% regeling?

Deze regeling is uitgezonderd van de tegemoetkoming Corona die voor onder meer reiskostenvergoedingen en onkostenvergoedingen geldt. Neem voor situaties waarin de 30% regeling wordt toegepast altijd contact op met een belastingadviseur.

Mijn werknemers werken voornamelijk thuis. Mag ik de onbelaste reiskostenvergoeding en onkostenvergoeding stop zetten, of ben ik verplicht deze door te betalen?

Hoewel je fiscaal gezien in 2020 mag blijven doorbetalen (mits je aan de voorwaarden voldoet), is dat niet per definitie verplicht. Omdat het een vergoeding betreft voor daadwerkelijk gemaakte onkosten, mag je die vergoeding stop zetten als die onkosten niet meer gemaakt worden. Dat kan alleen anders zijn als er in de toepasselijke cao of individuele arbeidsovereenkomst andere afspraken zijn gemaakt. In sommige cao’s staan bijvoorbeeld bepalingen die regelen dat er ook als er niet op het werk gewerkt wordt, toch tijdelijk doorbetaald moet worden.

Naast deze Covid-19 FAQ vergoedingen zijn er nog meer FAQ’s verschenen met vragen en antwoorden op veel gestelde vragen rondom Corona en arbeidsrecht. Wil je meer weten of heb je suggesties voor een nieuwe FAQ sheet, laat het me weten!

Disclaimer: bij Bright & Blue Legal werken geen belastingadviseurs. Raadpleeg altijd een belastingadviseur voor advies in uw specifieke situatie.

COVID-19, OFWEL HET CORONA-VIRUS, HOUDT ONS DIT NAJAAR ALWEER WEKEN IN HAAR GREEP. VEEL SECTOREN HEBBEN DE AFGELOPEN PERIODE GEDWONGEN HUN DEUREN MOETEN SLUITEN. HOEWEL ER STEUNMAATRELEGEN ZIJN VANUIT DE OVERHEID, KRIJGEN WE STEEDS VAKER SIGNALEN DAT LONEN NIET MEER (ZOMAAR) UITBETAALD KUNNEN WORDEN. VEEL BEDRIJVEN STAAT HET WATER AAN DE LIPPEN. DIT BLOG PROBEERT EEN ANTWOORD TE GEVEN OP DE MEEST GESTELDE VRAGEN RONDOM LOONDOORBETALING IN CORONA-TIJD. STAAT JOUW VRAAG ER NIET BIJ? BEL OF MAIL ME DAN GERUST.

Ik heb mijn bedrijf moeten sluiten ten gevolge van de regels en richtlijnen van de Overheid. Mijn werknemers werken niet. Moet ik ze toch betalen?

Ja, in beginsel moet je gewoon doorbetalen. Zeker de werknemers met een vaste urenomvang of de werknemers die de afgelopen maanden structureel een gemiddeld aantal uren gewerkt hebben. De Tijdelijke Noodmaatregel voor Overbrugging van Werkbehoud (de NOW) kan in een aantal gevallen een vangnet bieden. Onderzoek ook eens of jouw werknemers iets kunnen betekenen in een andere sector, zoals in de Zorg.

Ik heb mijn bedrijf moeten sluiten ten gevolge van de regels en richtlijnen van de Overheid. Mijn werknemers werken deels in vervangend werk, maar ik heb te weinig werk om hen volledig te laten werken. Moet ik toch het volledige salaris betalen?

Ja, in beginsel moet je volledig doorbetalen. De Corona-crisis is een oorzaak die volgens de wetssystematiek niet voor rekening en risico van de werknemer mag komen. Het is natuurlijk erg zuur dat het daarmee voor rekening en risico van de werkgever komt. Kijk daarom goed of je voor de NOW of andere steunmaatregelen in aanmerking komt.

Binnen mijn bedrijf wordt er met min- en max-uren gewerkt. Deze periode is altijd een rustige periode waarin veel min-uren worden gemaakt. Mag ik dan, nu ik een aantal weken dicht moet, ook met min-uren werken die later ingehaald moeten worden?

Als je door middel van een vergelijk van omzetcijfers en uren over de afgelopen jaren kunt aantonen dat deze periode ieder jaar rustig is en inderdaad tot min-uren leidt, valt er veel voor te zeggen ook nu uit te gaan van min-uren. Wel zul je dan goed moeten onderbouwen welk aantal min-uren redelijk zou zijn geweest in deze periode zonder Corona. Je kunt niet van werknemers verlangen dat zij in deze Corona-periode meer min-uren opbouwen dan gebruikelijk in deze periode. Het surplus komt voor rekening en risico van de werkgever. Kijk wel altijd goed naar ieder individueel geval: er kunnen altijd omstandigheden spelen waardoor je toch niet van min-uren mag uitgaan.

Ik heb een oproepcontract met een bepaald aantal garantie-uren, maar mijn werkgever kan mij die uren nu niet bieden. Moet hij deze toch betalen?

Ja, het feit dat jouw werkgever de garantie-uren door de Corona-crisis niet kan bieden, komt voor zijn rekening en risico als werkgever.

Mijn werkgever betaalt mijn salaris niet meer. Wat moet ik doen?

Neem sowieso altijd contact op met een advocaat of met je rechtsbijstandsverzekering. Als je denkt dat jouw werkgever wel wil betalen maar het niet kan, neem dan ook contact op met het UWV.

Mijn werknemer moet in quarantaine omdat hij besmet is geraakt met COVID-19. Moet ik doorbetalen?

Ja, ook als de werknemer geen ziekteverschijnselen heeft en dus wel zou kunnen werken moet je gewoon doorbetalen. Dat is alleen anders indien de werknemer thuis zou kunnen werken maar dat weigert. Het is dan wel belangrijk dat de bedrijfsarts heeft vastgesteld dat hij ook daadwerkelijk fysiek en medisch gezien in staat is om thuis te werken.

Mijn werknemer moet in quarantaine omdat hij in contact is geweest met een persoon die besmet is geraakt met COVID-19. Hoe zit het dan met de loondoorbetaling?

Ook in die situatie moet je het loon doorbetalen. Dat geldt ook als de werknemer geen ziekteverschijnselen heeft. Als thuiswerken mogelijk is, mag je dat wel als voorwaarde stellen. Weigert de werknemer thuiswerken wanneer dit wel mogelijk is, dan mag je in beginsel de loondoorbetaling staken. In beginsel, want er zijn altijd situaties denkbaar waarin je in redelijkheid niet van de werknemer mag verwachten dat hij thuis werkt. Zoals bijvoorbeeld de situatie dat er kinderen zijn waarvoor gezorgd moet worden en waarvoor geen andere opvang is. Je komt dan in de situatie waarin de verlofvormen geregeld in de Wet Arbeid en Zorg een rol gaan spelen.

Mijn werknemer moet in quarantaine omdat hij op vakantie is geweest in een land dat tijdens de vakantie van code geel naar code oranje of code rood ging.

Vanaf 04 november 2020 om 22.00 uur geldt er een algeheel negatief reisadvies. Deze situatie maakt een eenduidig antwoord op deze vraag lastig. In algemene zin kan gezegd worden dat een werknemer die niet noodzakelijkerwijs hoefde te reizen, zijn recht op loondoorbetaling op het spel zet als hij de komende weken toch gaat reizen.

Zonder een algeheel negatief reisadvies geldt dat landen met code geel gewoon bezocht kunnen worden. Als de situatie gedurende de vakantie wijzigt naar code oranje of zelfs code rood, dan komt de quarantaineperiode voor rekening en risico van de werkgever.

Mijn werknemer moet in quarantaine omdat hij op vakantie is geweest naar een land dat bij vertrek al code oranje of code rood was.

Als thuiswerken in deze situatie niet mogelijk is, verspeelt de werknemer zijn recht op loondoorbetaling door naar een land te gaan dat code oranje of code rood heeft. Je moet dan wel vooraf schriftelijk aan de werknemer hebben duidelijk gemaakt dat je in deze situatie geen loon zult doorbetalen. In het geval dat thuiswerken wel mogelijk is, moet de werknemer thuiswerken en moet de werkgever het loon doorbetalen.

Mijn werknemer weigert thuiswerken. Mag ik de loondoorbetaling staken?

Je moet in deze situatie altijd kijken naar alle feiten en omstandigheden. Zijn er goede redenen op grond waarvan de werknemer weigert? Bijvoorbeeld zorgtaken? Dan mag je niet stoppen met het loon door te betalen, maar ligt de oplossing veel meer in de bijzondere verlofvormen van de Wet Arbeid en Zorg.

Weigert de werknemer zonder goede reden? Dan hoef je over de periode van weigering niet te betalen.

Tag: thuiswerken

COVID-19 FAQ VERGOEDINGEN

Posted by Renée Joosten / Advocatuur algemeen, Arbeidsrecht, Blog, COVID-19, Kennisblog